Archivo

El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar el local donde se conservan los documentos producidos por otra entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:

• El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
• El edificio o local donde se custodia dicho fondo.
• La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

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Definiciones

El diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos ^[1] lo define con tres acepciones:

1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.
3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.

Para A. Heredia, un "archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia".

Funciones de los archivos

La función genérica de un archivo es reunir, conservar y servir documentos. Estas funciones se resumen en las siguientes tareas llevadas a cabo por el personal de archivo:

• Organizar la documentación administrativa.
• Asegurar la transferencia periódica a archivos donde su uso no es periódico.
• Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para su conservación o destrucción.
• Clasificacion de fondos.
• Descripción para facilitar el acceso a los documentos utilizando aquellos instrumentos necesarios.
• Adecuación de las instalaciones donde se conservan los documentos.

Estas funciones básicas están orientadas para dar servicio, como se indica en las propias definiciones, a:

• Las administraciones o personas productoras del archivo para obtener los documentos de forma eficaz.
• Los ciudadanos para ofrecer la información que soliciten, sobre todo en los archivos públicos.
• La investigación y difusión cultural, sobre todo para colocar a disposición del solicitante datos del pasado.

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